„Nice to know“

Im Hochschulalltag kommen immer mal wieder Fragen auf, die man sich vorher nie gestellt hat. Manchmal stellt man sich die Fragen auch gar nicht und stellt hinterher fest, dass man einen Fehler oder zumindest eine Ungeschicklichkeit produziert hat, den/die man hätte vermeiden können.

Auf dieser Seite greife ich in einer (langsam wachsenden) Sammlung ein paar Aspekte heraus, die mir auffallen und von denen ich glaube, dass es nicht schaden kann, sie zu kennen und zu beachten. Wenn Sie Vorschläge für weitere Punkte haben (Ihre eigenen „lessons learned“ also), lassen Sie mich das gerne wissen.

E-Mails richtig schreiben (und adressieren)

E-Mails sind vermutlich das Hauptkommunikationsmedium in der Hochschule abgesehen vom gesprochenen Wort. Nicht alle Dozierenden sind gleich „empfindlich“, was Form und Inhalt angeht, aber wer welche Vorlieben hat, weiß man in der Regel vor der ersten Mail nicht. Es empfielt sich also, im Zweifelsfall insbesondere bei der Erstkommunikation auf Nummer sicher zu gehen und die etablierten Formen zu nutzen. Dazu gehört:

Mail-Adresse
Nutzen Sie Ihre Hochschul-Mail-Adresse. Das erleichert die Zuordnung, vor allem aber ist sie Ihre Identitätsbestätigung. Insbesondere, wenn Sie vertrauliche Infos geben oder erfragen, möchte Ihr Gegenüber wissen, dass er/sie tatsächlich mit Ihnen kommuniziert und nicht mit jemandem, der sich als Sie ausgibt.

Betreff
E-Mails sollten einen aussgekräftigen Betreff haben. Schreiben Sie bitte nicht „Frage“, sondern nennen Sie den Veranstaltungstitel und z. B. die konkrete Aufgabe, auf die Sie sich beziehen. Insbesondere der Veranstaltungstitel ist durchaus relevant. Dozierende betreuen in der Regel viele Veranstaltungen jedes Semester und können (vor allem bei großen Teilnehmerzahlen) nicht wissen, auf welche Sie sich in dieser E-Mail beziehen.

Anrede
Die korrekte Anrede kann verwirrend sein, bei all den Titeln und unterschiedlichen Konstellationen, die sich in Signaturen etc. finden. („Prof. Dr.“, „Prof. Dr. rer. pol.“, „Prof. Dr. habil.“, „PD Dr.“, „Dr.“, „Dipl.-Kffr.“, …)
Als Faustregel für Professor:innen und Menschen mit Doktortitel : Die erste und „gefühlt höchste“ Anrede wird ausgeschrieben, der Rest nicht aufgeführt, Details ausgespart.
Für Professor:innen also „Sehr geehrte Frau Professor Muster“ / „Sehr geehrter Herr Professor Muster“, bei einem Doktortitel (aber nicht Professor:in) „Sehr geehrte Frau Doktor Muster“ / „Sehr geehrter Herr Doktor Muster“.

Inhalt
Schreiben Sie freundlich/sachlich, klar und verständlich. Auch hier: Nennen Sie die Veranstaltung, auf die Sie sich beziehen, gegebenenfalls die Gruppe oder die Aufgabe oder alles andere, was bei Empfängerin oder Empfänger nicht unmittelbar eindeutig ist. Sie möchten in der Regel eine Antwort auf Ihre Anfrage – machen Sie Ihrem Gegenüber das also im eigenen Interesse so einfach wie möglich.

Schlussformel
E-Mails sind „elektronische Briefe“. Entsprechend sollten Sie von vorne bis hinten in der offiziellen Kommunikation auch so behandelt werden. Üblich ist „Mit freundlichen Grüßen“. Das kann man variieren („Mit besten Grüßen“ / „Freundliche Grüße“), sollte aber auf Abkürzungen in der Form „MfG“ oder „VG“ verzichten. Ergänzen Sie Ihren Namen ggf. um Ihre Matrikelnummer – so sind Sie Ihre Daten in vielen Systemen oder Tabellen leichter zu finden.